The development of service-oriented information systems and industrial automation

rusengesp

Buenos Aires+54 (11) 5680-2600

info@nvcm.net

Request a call
Book presentation
Ask a Question

Внедрение автоматизированной системы управления персоналом в СООО «АЯКС»

Клиент: СООО «АЯКС»

Проект: Внедрение автоматизированной системы управления персоналом в СООО «АЯКС»

Ситуация

Учет и управление персоналом необходимы для любого предприятия. До начала проекта учет персонала в СООО «АЯКС» велся полностью вручную — частично на бумаге, частично с использованием самостоятельно составленных таблиц в Excel. Такой подход приводил к значительным трудозатратам и высокому риску возникновения ошибок. Поскольку обязанности по ведению учета сотрудников приходится совмещать с дополнительной работой, было необходимо прибегнуть к автоматизации управления персоналом.

Предприятие «АЯКС» выдвигало следующие требования к решению:

  • поддержка функции формирования личных карточек сотрудников  и документации по ним в соответствии с корпоративными и законодательными требованиями (карточки и личные дела должны храниться 75 лет с момента создания,  от их сохранности зависит учет стажа и начисление пенсии);
  • возможность быстрого поиска данных по каждому человеку;
  • ускорение формирования отчетов;
  • возможность прикрепления фотографии сотрудника к его личному делу.

Были рассмотрены различные системы управления персоналом, в итоге выбор остановился на решении, предлагаемом компанией Новаком (на момент внедрения ПТЧУП «Софтинстал») - АСУП «O.K.SOFT.by». Многие другие системы не подходили по той причине, что были узкоспециализированными и предназначенными для определенной отрасли или даже организации. Тиражируемое решение для учета и управления персоналом, предлагаемое компанией Новаком, является универсальным и после адаптации может удовлетворить нужды любой организации.

Решение

Автоматизированная система управления персоналом АСУП «O.K.SOFT.by», внедренная и адаптированная компанией Новаком, решает большое количество задач, как общих для организаций разных отраслей, так и специфических для СООО «Аякс».

Табель и штатное расписание. Система позволяет вести табель учета рабочего времени с возможностью учета сверхурочной работы. Это имеет для предприятия большое значение, поскольку часть сотрудников работает со сменным режимом работы. Штатное расписание предоставляет возможность просмотра структуры предприятия, должностей и окладов.

Формирование отчетов. Одной из самых важных задач, решенных системой, стало сокращение трудозатрат на формирование отчетов.

Рассмотрим, например, составление отчета для статистики по форме 6-Т (кадры), для которого необходимы данные по ФИО, возрасту и образованию каждого человека на предприятии. Раньше нужно было собирать все эти данные вручную, что отнимало очень много времени, было достаточно утомительно, причем неточности были весьма вероятны. Для сдачи отчета в установленный срок в январе, к составлению «шахматки» со сведениями о сотрудниках приходилось приступать еще в декабре и заниматься этим сверхурочно, даже работать ночами. Теперь же каждый раз, когда наступает срок отчета, эти данные могут автоматически формироваться в системе по нажатию кнопки. Необходимо лишь аккуратно вносить данные в карточки сотрудников.

Также значительно упростились различные рутинные процедуры — например, работа с больничными, командировками. От предприятия требуется регулярное оформление отчетов по больничным, в том числе статистическая информация с указанием того, сколько болеет мужчин и сколько женщин, какие заболевания наиболее распространены и т.д. Формировать эти отчеты теперь стало значительно проще и быстрее.

Шаблоны документов. По запросу заказчика Новаком разработал специализированные шаблоны документов: различные справки, приказы, а также направления на медосмотр (по ряду должностей сотрудники должны удовлетворять определенным требованиям по состоянию здоровья, поэтому кандидаты на эти должности проходят медосмотр при трудоустройстве, а уже действующие сотрудники – с определенной периодичностью). Документы полностью учитывают потребности заказчика, они привлекательно оформлены и выполнены на фирменных бланках с логотипом.

Внедрение. Внедрение системы началось с периода тестовой эксплуатации пробной версии, который продлился один месяц. При этом в систему был внесен не весь кадровый состав, а лишь несколько сотрудников.

Сложность во внедрении таких систем, как правило, заключается в том, что на момент внедрения в организации уже существует объемная база данных по персоналу, накопленная за годы работы. Так обстояло дело и с предприятием «АЯКС»: сначала требовалось произвести первичное наполнение базы. После установки программы в нее была перенесена имеющаяся база персонала, а компанией Новаком была проведена требуемая адаптация, что упростило процесс внедрения.

Кроме того, СООО «АЯКС» заключило с компанией Новаком договор о технической поддержке. Согласно составленному плану в офис приезжает сотрудник службы технического сопровождения и производит обновление системы управления персоналом до последней версии, а также консультирование пользователей по интересующим вопросам.

Результат

Решение позволило создать на предприятии исчерпывающую кадровую картотеку, наличие которой значительно упрощает прохождение проверок со стороны государственных органов. Она учитывает повышение квалификации сотрудников, образование, возраст, стаж и многое другое. Благодаря наличию фотографий сотрудников в картотеке новые кадровые работники могут быстро познакомиться с персоналом предприятия, даже с теми сотрудниками, которые работают в других зданиях.

Система также в несколько раз  сокращает время, необходимое на подготовку статистической отчетности и формирование внутрикорпоративных документов, а также ускоряет поиск сведений о сотрудниках и их упорядочение.

В перспективе планируется интегрировать систему управления персоналом с системой для учета зарплаты (1С: Зарплата и кадры). В настоящее время кадровая база и зарплатная база не связаны между собой, что осложняет взаимодействие подразделений. Выполнять эту задачу будет компания Новаком, поскольку заказчик полностью удовлетворен предыдущим взаимодействием с ним.

Какие задачи решает:

  • Быстрый поиск информации о сотрудниках.
  • Ускорение формирования справок, приказов и других документов благодаря шаблонам.
  • Уменьшение трудозатрат на формирование отчетности.
  • Соответствие всех документов требованиям законодательства Республики Беларусь и корпоративным потребностям.