The development of service-oriented information systems and industrial automation

rusengesp

Buenos Aires+54 (11) 5680-2600

info@nvcm.net

Request a call
Book presentation
Ask a Question

Архив электронных документов для Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ

Клиент: Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ

Проект: Архив электронных документов для Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ

Ситуация

Все государственные органы, прежде чем предлагать электронные услуги, вначале должны автоматизировать бизнес-процессы и перевести документооборот в электронный вид.

Многие документы, с которыми работает Фонд социальной защиты, имеют срок хранения до 75 лет. Это, например, касается информации о заработной плате и налогах. ЭЦП (электронная цифровая подпись) в документе накладывает серьезные ограничения по его долговременному хранению, так как срок действия ключа со временем истекает, ПО, при помощи которого документ подписывается ЭЦП, перестает существовать. При этом именно наличие ЭЦП придает документу такую же юридическую силу, как у аналога на бумажном носителе. Поддержание юридической силы документа на протяжении всего срока архивного хранения стало одним из основных требований к будущей системе.

В рамках проекта необходимо было создать для Фонда максимально автоматизированную систему управления электронным архивом, с помощью которой можно было бы вести учет поступления документов, долговременно хранить их, а также осуществлять поиск в этом архиве с возможностью создания юридически значимых копий электронных документов.

Решение

В ходе проекта для Фонда была создана максимально автоматизированная система управления электронным архивом. 

Особенностью проекта была необходимость учета всех технологических и нормативных трудностей, связанных с хранением электронных документов. Важно было обеспечить возможность последующего использования сохраненных документов официальными инстанциями.

В составе архива предусмотрены механизмы и технологии, которые Фонд закрепил локальными нормативно-правовыми актами. Внутри Фонда был принят ряд стандартов предприятия и положений, разработанных компанией Новаком, которые узаконены на уровне ведомства.

Результат

Результатом работ, проделанных специалистами Новакома, стало создание архива электронных документов, который позволяет хранить документы любых типов, проходящие через Портал Фонда. Система реализует полный жизненный цикл архивного хранения документа:

  • проверяет валидность ЭЦП;
  • систематизирует документацию;
  • извлекает документы из архива;
  • формирует внешнее представление электронного документа в соответствии с требованиями законодательства;
  • предоставляет гарантию валидности документа.

Кроме того, система поддерживает валидность программно-аппаратных средств. Оригинал всегда хранится в исходном виде, но можно проследить цепочку того, как на протяжении многих лет поддерживалась юридическая значимость документа.

Система осуществляет поиск и обработку документов архива. Для поиска содержимое архива индексируется: по информационно-поисковым характеристикам создаются специализированные поисковые таблицы.

Также в системе предусмотрено особое Положение о механизме уничтожения электронных документовсоответствии с законодательством.

Система архивирования и хранения предусматривает резервное копирование и другие механизмы защиты. Некоторая часть информации изначально дублируется базой предварительной обработки архива, также создается резервная копия хранилища. Долговременное архивное хранилище данных функционирует на базе роботизированных DVD-библиотек и устройств хранения данных на магнитной ленте.