The development of service-oriented information systems and industrial automation

rusengesp

Buenos Aires+54 (11) 5680-2600

info@nvcm.net

Request a call
Book presentation
Ask a Question

Компания Владимира Гревцова

Клиент: Компания Владимира Гревцова

Проект: Решение для управления бизнес-процессами компаний Владимира Гревцова

Ситуация

Группа компаний Владимира Гревцова производит информационные продукты самых разных видов. В составе группы — 16 юридических лиц с разными сферами деятельности, а также управляющая компания, которая координирует и контролирует их деятельность.

Оптимизация управления бизнес-процессами — одна из ключевых задач для компании с разветвлённой структурой. Вопрос о внедрении СЭД стал актуален, когда существующее традиционное бумажное обращение документов перестало удовлетворять растущим требованиям бизнеса.

К решению предъявлялись следующие требования: 

  • гибкость, настраиваемость под бизнес-процессы компаний с учетом сложной структуры группы (финансовой, организационной и юридической).
  • масштабируемость;
  • обеспечение контролируемого доступа к документам, папкам и бизнес-процессам;
  • возможность дальнейшего развития системы, доработки под нужды заказчика;
  • возможность адаптации и интеграции с другими информационными системами компаний;
  • функционирование в территориально-распределенной структуре;
  • успешный опыт внедрения и эксплуатации;
  • оперативная и доступная на территории Республики Беларусь техническая поддержка.

Выбор был сделан в пользу платформы DIRECTUM. Реализацию проекта доверили компании Новаком, обладающей партнерским статусом вендора и сертифицированными специалистами, владеющими необходимыми компетенциями и навыками для реализации проектов по внедрению систем электронного документооборота.

Решение

Специалисты компании Новаком реализовали следующие решения на платформе DIRECTUM:

Согласование заявок на оплату. Решение повышает эффективность бизнес-процесса, связанного с согласованием счетов на оплату, контролем передачи документов на оплату, своевременностью оплаты счетов и отправки уведомлений об оплате.

Автоматизация согласования заявки на оплату позволила четко регламентировать работу с заявками, определить состав визирующих документов. Процесс был реализован с учетом особенностей организационной, финансовой и юридической структуры Группы компаний.

Управление совещаниями — этим модулем пользуется руководство управляющей компании для проведения рабочих совещаний и принятия решений. После совещания секретарь заносит итоги встречи в систему, формирует протокол совещания, отправляет документ на согласование участникам.

Канцелярия. Система решает задачи по регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, контролю местонахождения бумажных документов, поиску необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов, а также получения как стандартных форм и журналов, так и статистических отчетов по документообороту в компаниях.

Другие бизнес-процессы. Внедренная система позволяет управлять процессами согласования договоров, заявок на обучение, найма и увольнения работников, и многими другими.

Результат

Компания полностью отказалось от использования некоторых бумажных документов, и они существуют теперь только в электронном виде. Среди них — внутренние распоряжения, приказы и заявки на оплату. Кроме того, повысилась исполнительская дисциплина и прозрачность бизнес-процессов, сократились сроки согласования документов, что привело к общему увеличению эффективности взаимодействия между подразделениями.

В перспективе планируется интеграция DIRECTUM с кадровой системой, в частности, в аспекте согласования процесса найма, увольнения (пока что данные из системы управления бизнес-процессами переносятся вручную). Также Агентство Владимира Гревцова намеревается доработать корпоративный портал на платформе SharePoint с использованием расширений DIRECTUM для SharePoint.