Разработка сервис-ориентированных информационных систем и промышленная автоматизация

rusengesp

Москва+7 495 232-00-23

info@nvcm.net

Заказать звонок
Заказать презентацию
Задать вопрос

Клиент: Производственное объединение «Белоруснефть»

Проект: Внедрение АСЭД в государственном производственном объединении «Белоруснефть»

Компания Novacom разработала и внедрила для государственного производственного объединения «Белоруснефть» автоматизированную систему электронного документооборота (АСЭД), созданную на платформе DIRECTUM Bel. Кроме того, была осуществлена интеграция АСЭД с ERP-системой компании.

 

Задачи

«Белоруснефть» – государственная  вертикально-интегрированная нефтяная компания. Занимает лидирующее положение в топливно-энергетическом комплексе Республики Беларусь. Образована в 1966 г. 

Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — предприятие с разветвленной структурой, включающее: обособленные подразделения, осуществляющие геологоразведку, разработку нефтяных месторождений, добычу нефти и попутного нефтяного газа, нефтесервисные работы; газоперерабатывающее производство; организации сбытового сектора. В объединении работают около 25 тыс. сотрудников. Сложная структура компании предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом.

Сотрудничество Novacom и Белоруснефть началось в 2011 году с проекта по автоматизации документооборота в отдельных обособленных подразделениях компании. Сама система была внедрена в 2012 году. В настоящее время ведутся работы по ее развитию.

Согласно техническому заданию компания Novacom должна была решить следующие задачи:

  • внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
  • обеспечение взаимодействия АСЭД и ERP-системы с целью поддержания единой актуальной структуры и списочной численности предприятия;
  • внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП).
  • интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь (СМДО).

 

Решение

На первом этапе специалистами Novacom был автоматизирован документооборот в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях, находящихся в Гомеле: БелНИПИнефть и ПУ «Связьинформсервис». После положительной оценки результатов внедрения в течение следующего года система была внедрена во всех обособленных подразделениях Головного предприятия, а затем в организациях ПО «Белоруснефть». Это позволило ускорить обмен корреспонденцией, привести работу канцелярии к единому стандарту, повысить исполнительскую дисциплину.

За период с 2012 года внедрены следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами», «Интеграция с СМДО».

Одновременно с системой управления бизнес-процессами на платформе DIRECTUM Bel в «Белоруснефти» проводилось внедрение ERP-системы. В связи с этим возникла идея интеграции решений с целью формирования и поддержания единого информационного пространства предприятия, распределенного между системами. В рамках единой системы на АСЭД DIRECTUM Bel была возложена задача обеспечения взаимодействия пользователей в части обмена и согласования документов.

Стандартные модули «Канцелярия» и «Обращения граждан» реализованы в соответствии с пожеланиями делопроизводственных служб. В регистрационные формы были внесены соответствующие изменения, разработаны специализированные отчеты, доработаны процессы исполнения, реализована удобная регистрация документов при обмене между территориально удаленными подразделениями.

Модуль «Управление договорами» доработан с учетом специфики заказчика. К его особенностям следует отнести многоэтапный процесс согласования договоров с разграничением доступа к записям справочника. 

Работа с договорами в АСЭД ведется в интеграции с ERP-системой через веб-сервис. Вся работа по согласованию договорных документов ведется в АСЭД, а затем данные о согласованных и зарегистрированных договорах, дополнительных соглашениях и спецификациях передаются в ERP. Это обеспечивает прозрачность процедуры согласования документов и накопление информации о договорах в едином хранилище, позволяет избежать потерь документов, сокращает время на поиск договоров, а также ускоряет процесс их согласования.

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» полностью разработан сотрудниками Novacom согласно запросу заказчика. Добавлены возможности множественного резервирования помещений c учетом их технических характеристик.  Это позволяет проводить совещания с участниками территориально удаленных структурных подразделений. Учтены требования к организации и проведению совещаний в зависимости от их вида (аудио-, видеоконференции и т.п.) Реализованы механизмы согласования повестки, протоколов совещаний, формирования заданий в итоговых документах и контроля исполнения принятых решений. Модуль используется для планирования не только совещаний и заседаний, но и других мероприятий.

Модуль «Управление техническими нормативными правовыми актами» (ТНПА) разработан Novacom «с нуля» специально под заказчика. Он позволяет проводить рассмотрение, подготовку, согласование и регистрацию стандартов предприятия, а также контролировать сроки их разработки и согласования. Модуль позволяет реализовывать рассылку стандартов, приказов о введении их в действие. Есть возможность учитывать информацию об изменениях в ТНПА и формировать отчеты для анализа данных.

Для выполнения законодательных требований реализована интеграция с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь. Реализована возможность подписания документов с помощью ЭЦП, в том числе в рамках типового маршрута согласования официальных документов.

 

Результат

  • Автоматизация работы с официальными документами на бумажных носителях: приказами по основной деятельности, входящей исходящей корреспонденцией. Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, в соответствии с требованиями законодательства должны храниться в бумажном виде.
  • Накопление информации о документах в едином хранилище позволяет гарантировать их сохранность, сокращает время на поиск, ускоряет обмен документами между подразделениями и уменьшает бумажную часть документооборота. За счет разработки четких регламентов бизнес-процессов в АСЭД происходит ускорение процессов согласования различных документов.
  • Перенос процесса согласования договоров закупки товаров (работ, услуг) в АСЭД делает его более прозрачным, повышает исполнительскую дисциплину и ускоряет сам процесс.
  • Оптимизация процесса планирования и управления совещаниями, заседаниями и мероприятиями, обеспечение контроля за всем процессом (сроки формирования повестки и предоставления документации, подготовки помещения и оборудования, приглашения участников, оформления протокола).
  • Оптимизация процесса подготовки и согласования стандартов предприятия, сокращение времени на их согласование и доступ к ним, контроль сроков разработки.
  • Повышение качества управления бизнес-процессами за счет своевременного обновления сведений о работниках и организационной структуре компании.
  • Часть оперативных бизнес-процессов заказчика реализуются средствами АСЭД не только без создания бумажных документов, но и вовсе без регистрации официальных писем путем использования механизма задач и подзадач. Таким способом организуется обмен информацией между различными службами предприятия, согласуются ежемесячные финансовые планы обособленных предприятий, осуществляется обмен информацией между кадровыми службами обособленных подразделений Головного предприятия и организаций компании и т.д.

Проект в цифрах

По состоянию на июнь 2016 года система применяется более чем в 35 подразделениях компании. На предприятии 1400 пользователей АСЭД (до 500 одновременно работающих), 42 рабочих места регистрации организационно-распорядительной документации

В сутки через систему проходит около 1500 документов, создается до 2500 задач и 4000 заданий.