Разработка сервис-ориентированных информационных систем и промышленная автоматизация

rusengesp

Москва+7 495 232-00-23

info@nvcm.net

Заказать звонок
Заказать презентацию
Задать вопрос

Клиент: Белорусский государственный экономический университет

Проект: Внедрение системы управления персоналом в БГЭУ

Заказчик

Белорусский государственный экономический универси­тет — ведущий экономический ВУЗ Республики Беларусь. БГЭУ был основан в 1933 году и за годы своего существо­вания подготовил более 110 тыс. специалистов, которые работают во всех отраслях экономики, науки, финансово-банковской системе, торговле, органах государственного управления и учебных заведениях. В составе университета функционируют 11 факультетов, 2 института, 66 кафедр, филиалы, научные лаборатории и другие подразделения.

 

Ситуация

Учет персонала в ВУЗе имеет ряд специфических особенностей. Штатное расписание может изменяться очень часто и значительно в зависимости от учебной нагрузки. Новое штатное расписание в БГЭУ принимается 1 сентября, 1 октября, 1 января и 1 июля каждый год. Расписания, разработанные плановым отделом и утверждаемые специалистами по кадрам, включают в себя информацию о занятиях (в часах), проводимых профессорами, доцентами и ассистентами. Кроме того, отдел кадров получает данные об ученых степенях членов преподавательского состава, ставках, надбавках, доплатах и повышениях.

Существенная особенность БГЭУ, как и большинства других ВУЗов, заключается в том, что предусматривается два вида финансирования — бюджетное и внебюджетное. Все ставки разделяются по этим двум категориям, поэтому проверка соответствия ставок типу финансирования очень важна. Преподаватели обязаны приносить трудовые договоры в отдел кадров, сотрудники которого отслеживают, сколько по каждой должности осталось бюджетных и внебюджетных ставок. При этом их количество меняется в соответствии с учебными нагрузками. Такая же ситуация характерна и для других ВУЗов Республики Беларусь.

До 2008 года учет персонала полностью осуществлялся посредством бумажных носителей, например, громоздких канцелярских книг и журналов. В них заносилось количество ставок, их тип, должности и т.д. Составлять отчеты в таких условиях было очень сложно: все расчеты и поиск приходилось выполнять вручную. Это невероятно трудоем­кая задача, поскольку в БГЭУ работает более 1000 человек профессорско-преподавательского состава и около 2600 человек в целом. При этом 20% сотрудников имеют расши­ренную зону обслуживания (выполняют дополнительную работу, совмещая ее с основной). Стоит также отметить большую текучесть кадров — ежемесячное число сотруд­ников, устраивающихся на работу и увольняющихся с нее, достигает 500 человек!

В университете имелась программа кадрового учета, но из-за недостаточной функциональности она почти не исполь­зовалась. Однако объем работы рос, и становилось ясно, что необходимо изменить подход к ней: развернуть в ВУЗе полноценную автоматизированную систему управления персоналом, учитывающую специфику образовательных учреждений и адаптированную специально под потребно­сти БГЭУ. Таким решением стала система «O.K.SOFT.by».

 

Решение

Автоматизированная система управления персоналом «O.K.SOFT.by», внедренная в БГЭУ, предназначена для решения стандартных задач кадрового учета, но кроме этого реализует специфические функции, характерные для ВУЗа. Это, во-первых, контроль работы многочисленных совместителей, во-вторых, учет профессорско-преподавательского состава, и, в-третьих, большая текучесть кадров.

 Учет ставок. Автоматизированная система управления персоналом позволяет отследить, сколько осталось бюджетных и внебюджетных ставок по каждой должности, наладить тесную интеграцию кадрового и планового отделов.

Одной из важнейших функций стал учет «почасовиков», специфика работы которых заключается в том, что они заключают с университетом гражданско-правовой договор, и совместителей. Учитываются требования законодательства по объему нагрузки и режиму работы: в системе предусмотрены все режимы работы любых категорий сотрудников, от сторожей и уборщиц до администрации.

Учет профессорско-преподавательского состава. Из числа сотрудников БГЭУ выделяется профессорско-преподавательский состав, по которому отдельно подаются отчетные сведения и ведется учет избрания на должность. При этом сотрудник избирается на определенный срок (зависит от должности, на которую претендует), факт избрания фиксируется в системе, и по окончании срока избрания на должность, система предупреждает о необходимости переизбрания или увольнения.

По профессорско-преподавательскому составу формируется отчет по форме 1-ПК.

Формирование отчетов. Одно из самых ценных преимуществ новой системы управления персоналом — автоматизация формирования отчетов. То, насколько внедрение решения отразилось на работе кадровиков, наглядно демонстрирует следующий пример. Ежегодно университет должен составлять отчет по форме 1-ПК, который содержит полную информацию о профессорско-преподавательском составе, его классификацию по возрасту, должностям, ученым степеням, отраслям науки, датам защиты. Раньше, когда приходило время сдачи отчета, на его подготовке приходилось сосредотачивать все силы — просматривать личные дела сотрудников и выписывать оттуда нужную информацию. На подготовку материалов требовалась неделя напряженного труда. Сейчас же на создание этого отчета уходит 2 часа, причем большая часть этого времени нужна не для ввода и поиска данных, а для сверки. Отчет формируется за 1-2 минуты.

Точно такая же ситуация складывалась и с отчетами для органов труда и социальной защиты по формам ПУ-1 и ПУ-2, которые содержат информацию о паспортных данных сотрудников, страховании и различные личные сведения, данные по ежеквартальному приему и увольнению сотрудников. Теперь подготовка этих документов занимает всего полчаса. Информация в таких отчетах выдается в готовой для машинной обработки форме, и для подачи отчетности достаточно просто подписать ее ЭЦП и загрузить на портал Фонда социальной защиты (см. стр. 12).

Различные отчеты запрашивает целый ряд организаций: Центр научных исследований, отдел по повышению квалификации научных работников, Министерство образования Республики Беларусь, Национальная академия наук, а также другие организации. Формирование любых отчетных документов в новой кадровой системе не составляет большого труда.

Внедрение

Перед полноценным использованием система прошла период тестовой эксплуатации в течение полугода. Сначала применялись только основные функции учета персонала, но постепенно сотрудники осваивали новые возможности. В настоящее время система используется в отделе кадров университета (7 рабочих мест), а также в плановом отделе (3 рабочих места).

Как это часто бывает при внедрении системы управления персоналом в крупных организациях с долгой историей, достаточно трудоемким оказался процесс первоначального наполнения. Из-за большого количества информации о нескольких тысячах работающих и работавших сотрудников на перенос данных из разрозненных бумажных папок и журналов потребовалось 3 месяца напряженной работы.

Все вопросы, связанные с доработкой системы согласно потребностям заказчика, компания Novacom решает в течение нескольких недель (максимум — месяца). К таким задачам, например, относится отдельный учет профессорско-преподавательского состава, раздельный учет бюджетных и внебюджетных ставок в стандартном механизме штатного расписания.

В связи с предстоящим 80-летием ВУЗа возникла необходимость в ведении списка людей, которых нужно наградить, и в системе был реализован учет наград и поощрений, полученных сотрудниками. Подобные нововведения еще больше упрощают работу отдела кадров.

 

Результаты и перспективы

После внедрения системы общие трудозатраты на управление персоналом и его учет уменьшились на 60% — а на решение некоторых задач, таких как формирование статистических отчетов и поиск данных, теперь уходит намного меньше времени. «O.K.SOFT.by» выполняет задачи, которые раньше требовали непрерывной работы 3 сотрудников. Кроме того, автоматизация учета персонала и управления им приводит к уменьшению риска ошибок и сокращению количества перепроверок.

В настоящее время ведется обучение нескольких коллег работе с системой, и когда оно завершится, отдел кадров начнет в полной мере использовать все возможности, предоставляемые автоматизированной системой управления персоналом.

Наиболее перспективные направления развития системы — улучшение взаимодействия с плановым отделом, расширение применения в нем решения, а также интеграция с экономическим отделом. Когда вся информация о надбавках и доплатах будет содержаться в приказе по приему на работу, трудозатраты уменьшатся и в плановом отделе, и в отделе кадров.