Разработка сервис-ориентированных информационных систем и промышленная автоматизация

rusengesp

Москва+7 495 232-00-23

info@nvcm.net

Заказать звонок
Заказать презентацию
Задать вопрос

Клиент: Фонда социальной защиты населения Республики Беларусь

Проект: Архив электронных документов для Фонда социальной защиты населения

Заказчик

Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее — Фонд):

• организует и координирует работу по накоплению средств государственного социального страхования и управлению ими;

• осуществляет сбор и накопление обязательных страховых взносов, профессиональных взносов и иных платежей;

• финансирует расходы на выплату трудовых и профессиональных пенсий и пособий;

• ведет персонифицированный учет сведений о застрахованных лицах.

В структуру Фонда входит Центральный аппарат, 6 областных и Минское городское управление, 149 городских и районных отделов.

 

Ситуация

Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь непрерывно осуществляет прием большого количества электронных документов. Ввиду этого он столкнулся с проблемой обеспечения их долговременного хранения и решил создать для этой задачи специальную систему.

Многие документы, с которыми работает Фонд, имеют срок хранения до 75 лет. Это, например, касается информации о заработной плате и налогах. ЭЦП в документе накладывает серьезные ограничения по его долговременному хранению, т.к. срок действия ключа со временем истекает, а ПО, при помощи которого документ подписывается ЭЦП, может выйти из употребления. При этом именно наличие ЭЦП придает документу такую же юридическую силу, как у аналога на бумажном носителе. Поддержание юридической силы документа на протяжении всего срока архивного хранения было одним из основных требований к системе. Исполнителем проекта в результате конкурса была выбрана компания Novacom.

Ранее в Республике Беларусь подобных архивных систем никто не разрабатывал. Все предлагаемые решения представляли собой простые электронные хранилища, как правило, в составе систем электронного документооборота.

 

Задача

Необходимо было создать для Фонда максимально автоматизированную систему управления электронным архивом, с помощью которой можно было бы вести учет поступления документов, долговременно хранить их, а также осуществлять поиск в этом электронном архиве с возможностью создания юридически значимых копий электронных документов в цифровом и бумажном виде.

Важно было обеспечить возможность последующего использования сохраненных документов. Также в отдаленном будущем может быть проблематично найти программные средства, которые использовались для создания документов, их просмотра и печати. Поэтому требовалось создать автономное средство визуализации хранимых документов.

 

Решение

Принцип работы. В конце своего жизненного цикла документ поступает на хранение в «Архив электронных документов». Система проверяет валидность ЭЦП, целостность документа, механизмы криптозащиты. Кроме того, что документ лежит в архиве в исходном виде, он также преобразуется в т.н. документ и подписывается электронной цифровой подписью архива.

Систематизация. При помещении в архив документ разбирается на электронно-поисковые характеристики. Общие для всех документов атрибуты — дата создания, имя файла, объем. Существуют и характеристики, которые отражают специфику содержащейся информации. Через портал Фонда проходят как структурированные, так и неструктурированные документы. Поэтому перечень информационно-поисковых характеристик может быть существенно расширен.

Извлечение из архива. В системе создается описание внешнего представления электронного документа, которое тоже помещается в архив. В дальнейшем, когда необходимо извлечь документ для каких-либо целей, есть два пути: можно создать его бумажную копию или внешнее представление документа в электронном виде. Внешнее представление электронного документа — это оформленное в соответствии с требованиями законодательства визуальное представление информации, заключенной в оригинале электронного документа. Такой файл снова подписывается уполномоченным лицом, однако долговременное хранение уже не требуется. Эти документы будут незаменимы в недалеком будущем, когда, например, судебные дела будут вестись полностью в электронном виде.

Таким образом, проблема невозможности визуализировать исходный документ с течением времени решена за счет формы внешнего представления. Неважно, какие средства просмотра будут действовать через 75 лет — документ можно будет визуализировать.

Гарантия валидности. Исходный документ хранится очень долго — столько, сколько потребуется. Его архивная версия, подписанная подписью Архива, хранится столь же долго, но есть нюанс: при истечении срока действия ключа, которым она подписана, она подписывается заново. Тем самым гарантируется, что в любой момент электронный документ в его внешнем представлении будет иметь юридическую силу.

Кроме того, система поддерживает валидность программно-аппаратных средств. Оригинал всегда хранится в исходном виде, но можно проследить цепочку того, как на протяжении многих лет поддерживалась юридическая значимость документа.

Типы документов, помещаемых в архив. Любые документы, проходящие через Портал Фонда. Так, в виде электронных документов есть квитанции, формы 4-Фонд, 4-Платежи и др.

Уничтожение ЭД. В соответствии с законодательством существует особое Положение о механизме уничтожения электронных документов, ведь их нельзя просто стереть по истечении срока хранения. Этот процесс также заложен в функциях системы.

Безопасность. Система архивирования и хранения предусматривает резервное копирование и другие механизмы защиты. Некоторая часть информации изначально дублируется базой предварительной обработки архива, также создается резервная копия хранилища.

Работа с архивом. Поиск и обработка документов архива производятся с автоматизированных клиентских рабочих мест, функционирующих на базе веб-браузера по защищенным каналам связи. Допускается ручной ввод документов в архив. Для целей поиска содержимое архива индексируется: по информационно-поисковым характеристикам создаются специализированные поисковые таблицы. Архив сам себя формирует, что очень удобно, т.к. под новые типы документов не нужно дорабатывать систему. Необходимо только описать структуру, и архив сам сформирует необходимые индексы, объекты для хранения и поисковые таблицы.

Под новый тип документов дорабатывается только описательная часть и, как максимум, сервисы взаимодействия с информационной системой.

В настоящее время ведется модернизация решения. Его обновленная версия будет иметь модульную архитектуру. Архив можно будет составлять из блоков, создавая именно ту архивную среду, которая нужна заказчику в данное время.

 

Результаты проекта

  • Уменьшение затрат на хранение документов.
  • Ускорение поиска документов и доступа к ним.
  • Поддержание юридической силы документов при долговременном хранении.
  • Сокращение использования архивных площадей.

 

Какие задачи решает:

• Прием электронных документов на долговременное хранение.

• Классификация и типизация документов.

• Выдача копий электронных документов, в том числе в бумажном виде.

• Поддержка мета-описаний.

• Совместимость с международными стандартами.

• Поиск электронных документов.

• Предоставление статистических и иных сведений.