Разработка сервис-ориентированных информационных систем и промышленная автоматизация

rusengesp

Москва+7 495 232-00-23

info@nvcm.net

Заказать звонок
Заказать презентацию
Задать вопрос

Автоматизация электронного документооборота в МТБанке

Клиент: МТБанк

Проект: автоматизация электронного документооборота в МТБанке

Ситуация

МТБанк является одним из самых быстрорастущих и эффективных коммерческих финансовых учреждений Беларуси, и в связи с ростом Банка возникла проблема управляемости. Для того, чтобы полностью контролировать деятельность банка, необходимо было формализовать бизнес-процессы и составить четкие регламенты по их контролю и оценке. Наиболее экономичный вариант решения этой задачи — внедрение автоматизированной системы управления документооборотом. Подобная система способна сократить время на поиск, обработку и доставку документов, улучшить исполнительскую дисциплину и прозрачность управления Банком.

Выбор СЭД DIRECTUM Bel был обусловлен как возможностями системы, полным соответствием нормативным актам Республики Беларусь в области документоведения и архивного делопроизводства, так и успешным опытом ее внедрения и эксплуатации в банковской сфере СНГ и Республики Беларусь.

Решение

Внедрение системы DIRECTUM Bel в МТБанке началось в июне 2012 года. Для запуска прототипа в опытную эксплуатацию Новаком выполняет интеграцию с банковской шиной и разрабатывает бизнес-процессы по работе с договорами по валютным операциям. В перспективах планируется интеграция с СЭД Национального Банка Республики Беларусь. В настоящее время были внедрены компоненты решения, перечисленные далее.

Организационно-распорядительный документооборот. Базовым компонентом любой СЭД является работа с организационно-распорядительным документооборотом: входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, в том числе приказами, заявлениями на отпуск и т.д.

Работа с обращениями. В рамках выполнения работ по обращениям граждан был реализован процесс опротестования сделок, который включает в себя регистрацию обращения, опротестование сделки платежной системой, согласование возмещения денежных средств, подготовку ответа клиенту.

Кроме того, в связи с тем, что у банка меняются тарифные планы, возникал вопрос соответствия графика платежей в банковской системе графику в договорах. Соответственно, было необходимо реализовать сверку этих данных с помощью технологии распознавания.

Оптимизация хранения документов. Из-за того, что объем банковских документов ежегодно увеличивается, возникает необходимость хранения документов вне помещений центрального аппарата Банка. Но, с другой стороны, многие из них нужны в оперативной работе и должны быть всегда под рукой, поэтому копии нормативных документов, договоров и деловой переписки находятся в СЭД. Также для работы с оригиналами и их быстрого поиска ведется учет физического расположения бумажных документов.

Работа с финансовыми договорами. Решение по финансовым договорам, связанным с валютными операциями, предназначено для:

  • ускорения регистрации договоров по валютным операциям;
  • проведения валютного контроля;
  • отслеживания состояния работы с договорами;
  • разграничения прав доступа;
  • контроля изменений регистрационных данных.

В РБ приняты специальные регламенты по валютным платежам, и их несоблюдение влечет санкции со стороны государственных регуляторов. Соответственно, при осуществлении юридическим лицом платежа в банке проводится проверка, не направляются ли денежные средства в оффшор: от этого зависит возможность платежа и размер комиссии. Имеется обновляющийся перечень юридических лиц и стран, в отношении которых осуществляется дополнительный контроль. Конечной точкой процесса является оператор, который получает четкие результаты проверки и должен либо провести платеж, либо направить обоснование отказа. Процедура предусматривает интеграцию с рядом банковских информационных систем: Клиент-банк СООО «Системные технологии», Клиент-банк ОДО «БиЛоджик», АБС «Акцент», АБС «Форпост».

Результат

Система электронного документооборота охватила свыше 100 рабочих мест сотрудников МТБанка. Были автоматизированы основные процессы организационно-распорядительного документооборота, контроля выполнения работ и отчетности, процесс обработки обращений граждан и юридических лиц, проведено обучение пользователей, разработаны регламенты и инструкции по процессам. В настоящее время система находится в промышленной эксплуатации, идет ее постоянное развитие, охватываются новые процессы и осуществляется интеграция.

В ходе проекта были достигнуты следующие результаты:

  • повышение эффективности бизнес-процессов за счет упорядочения документов;
  • улучшение прозрачности бизнес-процессов;
  • удешевление стоимости хранения документов благодаря переносу хранилища за пределы центрального офиса;
  • увеличение продуктивности сотрудников за счет контроля над их производительностью;
  • соблюдение законодательных и корпоративных требований;
  • четкая формализация всех процедур — система не позволяет не выполнить регламенты при работе с документами;
  • прозрачность загрузки каждого конкретного сотрудника.