Разработка сервис-ориентированных информационных систем и промышленная автоматизация

rusengesp

Москва+7 495 232-00-23

info@nvcm.net

Заказать звонок
Заказать презентацию
Задать вопрос

Клиент: Компания ОМА

Проект: Novacom формализует электронный документооборот для компании ОМА

Заказчик

Компания ОМА была основана в марте 1992 года и на сегодняшний день является лидером по продаже строительных материалов и инструментов, товаров для дома, сада и огорода на рынке Беларуси. Компания имеет филиалы во всех областных центрах Беларуси, а также обширную розничную сеть. Штат сотрудников компании составляет более 1500 человек. ОМА сотрудничает более чем с 600 поставщиками из более чем 25 стран мира.

Компания ОМА продолжает динамично развиваться: наращивает свою материальную базу в виде новых складских и торговых площадей, открывает современные торговые центры и строительные гипермаркеты по всей Беларуси, создает новые рабочие места.

Ситуация

На момент начала проекта в компании ОМА уже имелись формализованные бизнес-процессы, и компания решила провести тендер для выбора информационной системы для автоматизации документооборота. Заказчик выставил на конкурс автоматизацию 10 бизнес-процессов с кратким их описанием. Рассматривалось несколько систем документооборота, из которых было выбрано решение от компании Novacom на платформе DIRECTUM Bel. Конкурентными преимуществами этого решения были также наличие работающих прототипов системы с возможностью их доработки, сжатые сроки внедрения и низкие трудовые затраты при работе с системой. Помимо этого, заказчик отметил такое достоинство решения Novacom, как наличие централизованных инструментов управления платформой и возможность наращивания функционала за счет интеграции дополнительных модулей.

Задачи

Ставились задачи по работе с заявками по расходам на инвестиции, по работе с внутренними тендерами, управлению договорной деятельностью, делопроизводству и ведению архива по нему, контроля исполнения поручений, работы с внешними и внутренними рекламациями и жалобами, электронной библиотекой и электронной работой по внутреннему сервису. Также все эти решения должны были интегрироваться между собой и взаимодействовать с системой кадрового документооборота. Поставленные задачи было необходимо решить в очень сжатые сроки – за год.

Решение

Проект начался с того, что компания Novacom успешно реализовала прототип бизнес-решения, решающего первую из задач, — работу с заявками по расходам на инвестиции. Затем были поочередно реализованы последующие проектные задачи. Разумеется, процесс внедрения подобных решений включал не только настройку автоматизированного сервиса, но и ознакомление сотрудников с появлением нового функционала, их обучение и консультирование.

С помощью системы автоматизировано 4 области документооборота компании: работа с организационно-распорядительными документами, договорами, тендерами, электронной библиотекой документов; на опытной эксплуатации находятся еще 2 модуля, связанных с электронной работой по внутреннему сервису и приемом и обработкой замечаний и предложений. Через Directum Bel согласуются внутренние регламенты.

Все работы, от проектирования и до сдачи в эксплуатацию, были выполнены специалистами Novacom, кроме обучения рядовых пользователей, которым занимался заказчик.

По результатам внедрения заказчик принял решение о некоторых организационных изменениях в компании, которые позволят оптимизировать бизнес-процесс и максимизировать эффект от внедрения системы электронного документооборота.

Используемые бизнес-решения

  • Делопроизводство
  • Обращения граждан (в данном случае решение используется для работы с рекламациями и внутренними жалобами)
  • Управление тендерами
  • Управление договорами
  • Управление электронными документами
  • Управление деловыми процессами

Результаты

Внедрение системы Directum Bel принесло следующие результаты:

  • Формализация бизнес-процессов в автоматизированной системе
  • Жесткое исполнение регламентов
  • Ускорение процессов за счет их электронного, а не бумажного согласования
  • Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет возможности четкого отслеживания этапов и понимания их сроков

На сегодняшний день в системе Directum Bel зарегистрировано 570 пользователей, более 4700 документов прошло через систему за 1,5 года, из них более 500 приказов, около 1000 договоров.

Уже за первый месяц использования с помощью Directum Bel было согласовано более 20 тендеров. Сроки согласования и утверждения этих документов сократились в среднем до 3 дней. В системе работает головной офис компании, а также 2 минских магазина. Начато освоение системы сотрудниками 13 удаленных подразделений (магазинов и филиалов). Разработан экспресс-курс обучения работе в системе для новых сотрудников.

Эффект от внедрения

  • Жесткое исполнение регламентов по работе с документами
  • Ускорение рабочих процессов за счет согласования электронных, а не бумажных документов
  • Повышение прозрачности бизнес-процессов за счет возможности четкого отслеживания этапов и понимания их сроков
  • Формализация корпоративных бизнес-процессов: делопроизводство, договорная и тендерная работа

Проект в цифрах

  • 570 пользователей зарегистрировано в системе
  • Более 4700 документов уже прошло через DIRECTUM Bel
  • 3 дня — средний срок согласования и утверждения тендерных документов