комплексные
информационные системы

Novacom внедрила DIRECTUM Bel в коммунальных предприятиях города Новополоцка

  • единая база данных и оперативный обмен документами
  • исключение потери документов и сокращение бумажного документооборота
  • повышение уровня исполнительской дисциплины и соблюдение регламентов
  • экономия рабочего времени на подготовку и исполнение документов
Коммунальное информационно - консультационное унитарное предприятие «Новополоцкий центр предпринимательства и недвижимости»
Центр осуществляет следующие виды услуг: независимая оценка зданий, сооружений; подготовка и проведение аукционов по продаже прав заключения договоров аренды капитальных строений, оказание информационно-консультационной поддержки.
http://www.ncpn.by
Цели и задачи
  • объединение ряда организаций Новополоцка в единую информационную систему
  • автоматизация работы с организационно-распорядительным документооборотом и обращениями граждан и юридических лиц, а также обеспечение надежности хранения документов
  • обеспечение взаимодействия АСЭД с системой межведомственного документооборота (СМДО) в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь

Ситуация


Внедрение системы электронного документооборота было реализовано по поручению городского исполнительного комитета города Новополоцка. Его цель - построение единой корпоративной системы для подчиненных горисполкому организаций города Новополоцка. В результате внедрения в АСЭД организована работа 20 организаций Новополоцка, среднесписочная численность сотрудников которых составляет около 4000 человек. Объем документооборота на предприятиях составляет более 120000 документов в год. В дальнейшем планируется расширение функционала системы, автоматизация большего количества рабочих мест, а также подключение новых юридических лиц. Впоследствии на базе программного обеспечения DIRECTUM Bel планируется разработка системы «Электронный город».

Решение


Внедренная АСЭД автоматизирует документооборот, включая работу с входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами, контроль исполнения указанных документов, работу с обращениями граждан и юридических лиц, а также обеспечивает информационное взаимодействие структурных подразделений.
Документооборот системы построен на принципах гибридной технологии совместного использования электронных и бумажных документов. В электронном виде происходит регистрация, рассмотрение, согласование, направление на исполнение документов и подготовка отчетов об исполнении документов. Это позволяет сократить время подготовки и исполнения документов.
Решение обеспечивает работу с сертифицированными в Республике Беларусь средствами электронной цифровой подписи на всех рабочих местах для обеспечения функций согласования и подписания документов. Также позволяет получать различные статистические данные: об объёме документооборота и загруженности структурных подразделений по работе с документами; о ходе исполнения поставленных поручений и т.п. для последующего анализа и принятия управляющих решений.
АСЭД позволяет организовать информационное взаимодействие организаций независимо oт состава информации и регламентов взаимодействия (возможность разрабатывать в АСЭД различные сценарии информационного взаимодействия и контроля), а также обеспечивает работу с СМДО.
Преимуществом внедрения является то, что система позволяет специалистам заказчика производить доработку АСЭД под необходимые требования заказчика. Это позволяет снизить стоимость адаптации АСЭД и уменьшить зависимость от поставщика системы.

Результаты


Использование документов в электронном виде облегчило поиск, создание и согласование документов, процедурное сопровождение исполнения и хранения бумажных документов.
В рамках проекта внедрения были автоматизированы процессы работы с организационно-распорядительными документами, контроль исполнения резолюций руководства, учет обращений граждан и юридических лиц. Внедрение обеспечивает исключение потери документов, соблюдение регламентов работы с документами, сокращает бумажный документооборот и в целом создает единую базу документов. Использование АСЭД также повышает исполнительскую дисциплину сотрудников организации.
Реализовано взаимодействие АСЭД с системой межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь, что позволяет пользователям системы оперативно обмениваться документами с различными организациями Республики Беларусь.

Следующий проект
Запросить подробное описание