комплексные
информационные системы

Система электронного взаимодействия для предприятия с территориально-распределенной структурой

  • оптимизация процессов взаимодействия между территориально распределенными подразделениями
  • оперативный обмен информацией
  • повышение сохранности документов и исполнительной дисциплины
  • экономия рабочего времени
Производственное объединение «Белоруснефть»
Государственное производственное объединение «Белоруснефть» — одно из крупнейших предприятий нефтехимической отрасли в Республике Беларусь, созданное в 1966 году. Основные направления деятельности: геологоразведочные работы, добыча нефти и газа.
http://www.belorusneft.by
Цели и задачи
  • внедрение автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД) в Головном предприятии - РУП «Производственное объединение «Белоруснефть»;
  • обеспечение взаимодействия АСЭД и ERP-системы (SAP) с целью поддержания единой актуальной структуры и списочной численности предприятия, согласования договоров и иных процессов
  • масштабирование решения на все территориально-распределённые структуры
  • внедрение электронно-цифровой подписи документов (ЭЦП)
  • интеграция АСЭД с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь (СМДО)

Ситуация до реализации проекта


ПО «Белоруснефть» — предприятие с вертикально-интегрированной и разветвленной структурой, включает 33 обособленных и дочерних предприятия в РБ, 4 предприятия в Западной Сибири. Основными предпосылками к внедрению являлись:

  • неоправданные затраты времени на согласование документов между предприятиями и подразделениями;
  • большие объемы бумажных документов;
  • неисполнение поставленных задач и сложности контроля;
  • долгий поиск нужной информации, писем, документов;
  • потеря важных документов и иные.

Сложная структура предприятия предопределила необходимость внедрения специализированных продуктов для управления бизнес-процессами и электронным контентом. Важной особенностью проекта стало одновременное с системой управления бизнес-процессами внедрение модулей SAP ERP и необходимость интеграции двух систем.

Решение


В качестве базового решения для организации системы электронного взаимодействия была выбрана ECM-платформа российского производителя DIRECTUM с последующей доработкой и адаптацией под бизнес-процессы предприятия и особенности локального законодательства.
На первом этапе специалистами Novacom был автоматизирован документооборот в Центральном аппарате и в двух обособленных подразделениях, находящихся в Гомеле: БелНИПИнефть и ПУ «Связьинформсервис». После положительной оценки результатов внедрения в течение следующего года система была внедрена во всех обособленных подразделениях Головного предприятия, а затем в организациях ПО «Белоруснефть».
За период с 2012-2014  года внедрены и масштабированы в рамках предприятия следующие модули: «Канцелярия», «Обращения граждан», «Управление договорами», «Совещания и заседания», «Управление техническими нормативными правовыми актами», «Интеграция с СМДО». В последствии были осуществлены интеграция с системой SAP, доработаны маршруты согласования официальных документов, добавлена возможность подписания документов с помощью ЭЦП. Для выполнения законодательных требований произведена интеграция с системой межведомственного документооборота Республики Беларусь.

Результат


  • Автоматизация работы с официальными документами на бумажных носителях: приказами по основной деятельности, входящей исходящей корреспонденцией. Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, т.к. большинство документов, имеющих юридическую силу, в соответствии с требованиями законодательства должны храниться в бумажном виде.
  • В 4- 6 раз меньше времени тратиться на поиск нужного документа.
  • На 30% меньше инцидентов по потере документов.
  • В 3 раза быстрее происходит процесс согласования документа.
  • Обеспечено единое информационное поле для оптимизации процесса планирования и управления совещаниями, заседаниями, мероприятиями и контроль за всем процессом.
  • Обеспечено ведение единых справочников НСИ в области сведений о работниках и организационной структуре компании.
  • Создана единая рабочая среда и повышена оперативность обмен информацией между различными службами предприятия и обособленными структурами - гораздо быстрее согласуются ежемесячные финансовые планы, осуществляется обмен информацией между кадровыми и иными службами.

Проект в цифрах

Наименование
Объем
Охват кол-ва предприятий
более 40 организационных единиц
Охват кол-ва пользователей системы
более 1300 пользователей
Кол-во одновременно работающих
до 600 пользователей
Объем обработанных задач за 2016
620 000 задач
Объем созданных документов за 2016
240 000 документов
ИТОГО объем заявок и документов
860 000
Следующий проект
Запросить подробное описание