- прием электронных документов на долговременное хранение;
- предоставление статистических и иных сведений;
- выдача копий электронных документов;
- совместимость с международными стандартами.
Ситуация до реализации проекта
Фонд непрерывно осуществляет прием большого количества электронных документов. Ввиду этого он столкнулся с проблемой обеспечения их долговременного хранения.
Основные предпосылки для внедрения:
•большой объем документов, имеющих срок хранения до 75 лет,
•поддержание юридической силы документов с применением ЭЦП,
•срок действия ключа значительно меньше срока хранения документов, а также существует вероятность выхода из употребления программного обеспечения, при помощи которого документ подписывался ЭЦП,
•программные средства, используемые для создания документов и их просмотра, в будущем могут быть недоступны.
Таким образом, необходимо было создать для Фонда максимально автоматизированную систему управления электронным архивом, с помощью которой можно было бы вести учет поступления документов, долговременно хранить их, осуществлять поиск в этом электронном архиве с возможностью создания юридически значимых копий электронных документов в цифровом и бумажном виде, а также предусмотреть автономное средство визуализации хранимых документов.
Решение
Так как ранее в Республике Беларусь подобных архивных систем никто не разрабатывал, а все предлагаемые решения представляли собой простые электронные хранилища, было принято решение создать для этой задачи специальную систему.
Реализованное решение имеет следующий принцип работы: в конце своего жизненного цикла документ поступает на хранение в «Архив электронных документов». Система проверяет валидность ЭЦП, целостность документа, механизмы криптозащиты. Кроме того, что документ лежит в архиве в исходном виде, он также преобразуется в т.н. архивный документ и подписывается электронной цифровой подписью архива.
Поиск и обработка документов архива производятся с автоматизированных клиентских рабочих мест, функционирующих на базе веб-браузера по защищенным каналам связи. Допускается ручной ввод документов в архив. Для целей поиска содержимое архива индексируется: по информационно-поисковым характеристикам создаются специализированные поисковые таблицы. Архив сам себя формирует, что очень удобно, т.к. под новые типы документов не нужно дорабатывать систему. Необходимо только описать структуру, и архив сам сформирует необходимые индексы, объекты для хранения и поисковые таблицы. Под новый тип документов дорабатывается только описательная часть и, как максимум, сервисы взаимодействия с информационной системой.
Электронный архив осуществляет систематизацию поступающих документов, позволяет осуществлять их извлечение в электронном или бумажном виде, обеспечивает гарантию валидности на протяжении всего срока хранения, а также предусматривает механизм уничтожения электронных документов в соответствии с законодательством. Система архивирования и хранения предусматривает резервное копирование и другие механизмы защиты.
В настоящее время ведется модернизация решения. Его обновленная версия будет иметь модульную архитектуру. Архив можно будет составлять из блоков, создавая именно ту архивную среду, которая нужна заказчику в данное время.
Результаты
- Система осуществляет автоматизированный прием, обработку и передачу около 30 млн. документов в год, максимальный срок хранения – 75 лет
- Решение обеспечивает поддержание юридической силы документов на протяжении всего срока архивного хранения, а также предусматривает возможность создания юридически значимых копий электронных документов в цифровом и бумажном виде
- Все исходные документы возможно визуализировать независимо от того какие средства просмотра будут действовать в будущем