- простая процедура инициации тендерных торгов, ввода информации об их условиях;
- привлечение большого числа участников торгов;
- снижение закупочной цены;
- исключение фактора коррупции.
Ситуация
В целях упрощения и оптимизации организации и проведения тендеров и выбора поставщиков, а также недопущения внутренней коррупции, компания «Белшина» приняла решение запустить новый интернет-портал с расширенным функционалом.
Через торговую площадку планировалось закупать три типа товаров (для каждого предполагается своя вкладка на сайте): сырье, оборудование, услуги.
Решение
Торговая площадка базируется на интернет-портале компании. Сотрудники «Белшины», отвечающие за закупки, публикуют конкурсы на закупку тех или иных товаров или услуг (например, на закупку каучука), их сроки проведения, общие требования к качеству продукции, сроки поставки и другую общую информацию. Любая организация-поставщик, ознакомившись с данными, может поучаствовать в торгах прямо на сайте.
Система регистрации на сайте двухступенчатая. Заинтересованная организация заполняет регистрационную заявку, отдел безопасности проверяет участника и затем разрешает регистрацию.
Торги проходят в два этапа. Первый этап — сбор конкурсных документов и предложений. На основании заявок выбирается группа лидеров. Второй этап торгов — онлайн-аукцион для этой группы. Участники торгов во время онлайн аукциона могут использовать общепринятые коды (Инкотермс) для изменения условий своего предложения.
Аукцион в режиме реального времени происходит в течение одного дня или как пожелает устроитель торгов. Группа лидеров оповещается о времени и длительности проведения онлайн аукциона.
При проведении онлайн-аукциона сотрудники «Белшины» могут видеть всю информацию о ходе торгов (сводную таблицу по каждому выставленному лоту: изменение цены, изменение условий поставки и оплаты). Участники торгов могут видеть только обезличенный список торгующихся конкурентов («конкурент №1», «конкурент №2» и т.д.) и их предложения по цене за единицу/услугу (предложения по срокам оплаты и поставки были скрыты по требованию заказчика: считается, что по условию поставки можно идентифицировать участников).
По результатам торгов в системе предусмотрено формирование отчета установленной формы о результатах торгов, передаваемых на анализ в тендерную комиссию, которая оглашает победителя. Для предотвращения лоббирования данный отчет не содержит информацию о наименовании участника торгов. При необходимости список отображаемых параметров отчета настраивается администратором системы.
От победителя торгов затем ожидается коммерческое предложение. Если его не поступает, очередь переходит ко второму лидеру торгов.
Для удобства отображения информации (и для исключения возможности определения по типу валюты участника торгов) в системе предусмотрен автоматический конвертер валют на основании курса Национального банка Республики Беларусь на день объявления торгов.
Результат
- значительное снижение закупочной цены;
- повышение качества контроля и исполнительской дисциплины при организации и закупок;
- сокращение трудозатрат на ведение торгов.
Одна из основных бизнес-задач ресурса — исключить фактор коррупции в отделах, занимающихся закупками, — полностью выполнена. Ранее выбор поставщика часто осуществлялся по формальным признакам. Сейчас лоббировать того или иного поставщика становится затруднительным. Анализ победителя производит тендерная комиссия на основании «балльной шкалы». Система готовит отчет по результатам проведения торгов, на основании которого тендерная комиссия принимает решение.